Comment un cabinet d’avocats peut-il numériser sa documentation ?
La digitalización de archivos es un paso fundamental para la mejora de la gestión documental de una empresa. Un despacho de abogados almacena gran cantidad de informes y documentación, factor que dificulta la consulta rápida de los archivos y precisa de mucho espacio.
¿Sigues archivando toda la documentación de tu empresa en papel? Te explicamos cómo puedes clasificar toda la documentación de tu empresa.
Si vamos a llevar a cabo procesos que contengan información de clientes, tenemos que tener especial cuidado y hacerlo de forma segura. Por ello, te recomendamos que solicites información y asesoramiento a una empresa especializada en digitalización de documentos, custodia y destrucción confidencial de archivos.
Importancia de la digitalización de archivos
A menudo encontramos despachos de abogados con habitaciones llenas de archivadores, archivadores que a su vez están sobresaturados de documentos en formato físico, como pueden ser: procesos judiciales, información de clientes, viejas sentencias, facturas y un largo etcétera.
Acceder a un archivo concreto supone un tiempo del que a veces no disponemos. Este es el motivo por el que, digitalizar tus archivos aunque supone una inversión inicial, tanto en tiempo como en dinero, hace que consigas una amortización de estos gastos rápidamente; con el extra de conseguir una notable mejora en tiempo y dinero a corto, medio y largo plazo.
Tener la documentación digital bien organizada te ayudará a ofrecer a tus clientes una respuesta más completa y rápida.
Pero tendrás que vigilar sobre cómo llevarás a cabo este proceso, ya que digitalizar no es sinónimo de reemplazar el documento original. Podemos destruir la documentación original, sí, pero siempre después de haber llevado a cabo todos los requisitos. Los dos requisitos más frecuentes son que el Software utilizado para este proceso esté homologado por la Agencia Tributaria Española y que tenga una firma digital válida.
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