Comment un cabinet d’avocats peut-il numériser sa documentation ?
La numérisation de fichiers Il s’agit d’une étape fondamentale pour améliorer gestion documentaire d'une entreprise. Un cabinet d’avocats stocke un grand nombre de rapports et de documentation, ce qui rend difficile la consultation rapide des dossiers et nécessite beaucoup d'espace.
Classez-vous toujours tous les documents de votre entreprise sur papier ? Nous vous expliquons comment classer toute la documentation de votre entreprise.
Si nous devons effectuer des processus contenant des informations sur les clients, nous devons être particulièrement prudents et le faire en toute sécurité. Nous vous recommandons donc de demander informations et conseils à une entreprise spécialisée dans la numérisation de documents, la garde et la destruction confidentielle de dossiers.
Importance de numériser les fichiers
On retrouve souvent des cabinets d’avocats avec des salles remplies de classeurs, des classeurs eux-mêmes sursaturés de documents au format physique, tels que : processus judiciaires, informations sur les clients, anciennes condamnations, factures et ainsi de suite.
Accéder à un fichier spécifique prend du temps que nous n'avons parfois pas. C'est la raison pour laquelle la numérisation de vos fichiers, même si elle nécessite un investissement initial, tant en temps qu'en argent, cela vous permet de réaliser un amortissement rapide de ces dépenses ; avec en plus d'avoir un notable amélioration du temps et de l'argent à court, moyen et long terme.
Disposer d’une documentation numérique bien organisée vous aidera à offrir à vos clients une réponse plus complète et plus rapide.
Mais vous devrez faire attention à la manière dont vous réaliserez ce processus, car Numériser n’est pas synonyme de remplacer le document original. Nous pouvons détruire la documentation originale, oui, mais toujours après avoir rempli toutes les exigences. Les deux exigences les plus fréquentes sont que le logiciel utilisé pour ce processus soit approuvé par le Agence fiscale espagnole et qu'il possède une signature numérique valide.
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