Comment les documents sont classés dans une entreprise
L’usage et les supports des documents que les entreprises utilisent aujourd’hui ne sont évidemment pas les mêmes qu’il y a 40 ans. La modalité de ces supports a évolué, on est passé de l'archivage documentaire sur papier à la gestion documentaire sous forme numérique. Toute cette évolution s’accompagne logiquement de la technologie.
Cependant, le concept général de document et/ou de documentation s'applique à la fois à la documentation numérique et physique et se résume en ce qu'ils sont écrits qui approuvent ou accréditent quelque chose, par exemple : des contrats, des rapports, des factures, des reçus, des budgets, etc. Et de nombreuses entreprises disposent aujourd’hui d’une partie de leur documentation au format numérique mais doivent néanmoins conserver de nombreux documents au format papier.
Classer selon des critères
- L'organisation des documents
L'objectif de garder tous les documents bien organisés est assez clair, pouvoir y accéder de manière rapide et efficace, pouvoir consulter les informations dont nous avons besoin et garantir leur correcte conservation.
Si l’on creuse un peu plus, on voit qu’il a bien plus d’aspects à prendre en compte et qu’au sein de l’organisation on peut faire la distinction entre deux concepts : Trier et ordonner.
- Classement des dossiers et documents
Pour classer correctement, nous devons regrouper les documents selon leur contenu et leur formeDans le cas d'une entreprise on peut distinguer : les bons de livraison, les reçus, les offres commerciales, les listes de clients, etc. et il est préférable que nous suivions une structure hiérarchique et logique.
SOITorganiser la documentation du dossier selon types de classification
- Fonctionnel: Dans ce type de classification on regroupe les documents selon les activités dont ils sont le résultat. On retrouve ici, par exemple, les contrats des employés, la planification de projets pour les clients, etc.
- Organique: Si le classement est organique, nous regrouperons les documents suivant les différentes structures administratives de l'entreprise. Dans ce groupe nous séparons les documents selon l'organisation départementale de l'entreprise, par exemple : la documentation du service administratif, des ressources humaines, etc.
- Par matière : Pour ce type de classement nous analyserons les documents et établirons des groupes selon les matières. Nous différencions les factures, les budgets, les contrats, etc.
Au sein des dossiers et quel que soit leur type de classement, nous pouvons classer les documents, entre autres:
- Argent: Nous organisons les documents par entités. Par exemple, par les entités bancaires.
- série: Au sein des fonds, cette distinction fait référence aux activités répétées. Par exemple, au sein de chaque entité bancaire : reçus, factures, relevés, etc.
- Des dossiers: Ce groupe au sein de la série fait référence à des documents ayant le même sujet.
- Documents en vrac
-Classement des dossiers et documents
Nous voulons que tous les dossiers et documents soient bien organisés, donc en plus de classer correctement les documents, nous devons également organiser les documents en fonction de critères établis à l'avance.
Nous allons vous expliquer les différents méthodes de tri:
- Ordre chronologique: L'ordre le plus logique est du plus ancien au plus récent, en séparant les années, les mois et les jours.
- Classement alphabétique: L'ordre de ces documents suit les lettres de l'alphabet et est généralement appliqué aux documents relatifs à des personnes, des entreprises et des lieux.
- Commande numérique: Ce type de tri est appliqué lorsque les documents ont un numéro de suivi associé.
- Tri par concepts: Peu courant dans les entreprises, mais un type d'organisation très utile pour la correspondance.
Chez Passer Moving, nous sommes des spécialistes et nous avons la capacité et l'expérience pour fournir à nos clients tous les services nécessaires à la bonne gestion de leur documentation, nous proposons services de gestion de documents entités bancaires, notaires, cabinets d'avocats, maisons de courtage d'assurance, entre autres. Si vous avez besoin de plus d'informations sur nos services cliquez dessus lien.
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