Cómo se clasifican los documentos en una empresa
El uso y los soportes de los documentos que utilizan las empresas hoy en día, obviamente no son los mismos que 40 años atrás. La modalidad de estos soportes ha ido variando, hemos pasado del archivo de la documentación en soporte papel a la gestión documental de manera digital. Toda esta evolución viene de la mano lógicamente de la tecnología.
No obstante, el concepto general de documento y/o documentación es aplicable tanto a la documentación digital como física y se resume en que son escritos que aprueban o acreditan alguna cosa, por ejemplo: contratos, informes, facturas, recibos, presupuestos, etc. Y son muchas las empresas que hoy en día tienen parte de su documentación en formato digital pero que necesitan conservar todavía muchos documentos en soporte papel.
Clasificar según criterios
- La organización de los documentos
El objetivo de mantener todos los documentos bien organizados está bastante claro, poder acceder a ellos de manera rápida y efectiva para poder consultar la información que necesitamos y garantizar la correcta conservación de estos.
Si profundizamos un poco más, observamos que tiene muchos aspectos más para tener en cuenta y que dentro de la organización podemos hacer una distinción entre dos conceptos: clasificar y ordenar.
- Clasificación de archivos y documentos
Para clasificar correctamente tenemos que agrupar los documentos según su contenido y forma, en el caso de una empresa podemos distinguir entre: albaranes, recibos, ofertas comerciales, listas de clientes, etc. y lo más recomendable es que sigamos una estructura jerárquica y lógica.
Organizar la documentación de los archivos según tipos de clasificación
- Funcional: En este tipo de clasificación agrupamos los documentos según las actividades de las que son resultado. Aquí encontramos, por ejemplo, los contratos a empleados, la planificación de los proyectos a clientes, etc.
- Orgánica: Si la clasificación es orgánica, agruparemos los documentos siguiendo las distintas estructuras administrativas de la empresa. En este grupo separamos los documentos según la organización departamental de la empresa, por ejemplo: la documentación del departamento de administración, recursos humanos, etc.
- Por materias: Para este tipo de clasificación analizaremos los documentos y estableceremos grupos según los asuntos. Diferenciamos entre facturas, presupuestos, contratos, etc.
Dentro de los archivos e indistintamente del tipo de clasificación de estos, podemos clasificar los documentos, entre otros:
- Fondos: Organizamos los documentos por entidades. Por ejemplo, por entidades bancarias.
- Series: Dentro de los fondos, esta distinción hace referencia a las actividades repetidas. Por ejemplo, dentro de cada entidad bancaria: recibos, facturas, extractos, etc.
- Expedientes: Este grupo dentro de las series hace referencia a los documentos con mismo asunto.
- Documentos sueltos
-Ordenación de archivos y documentos
Queremos tener todos los archivos y documentos bien organizados, por ello además de clasificar correctamente los documentos, también tenemos que organizar los documentos en base a un criterio establecido de antemano.
Vamos a explicar los diferentes métodos de ordenación:
- Ordenación cronológica: La ordenación más lógica es de más antiguos a más recientes, separando años, meses y días.
- Ordenación alfabética: El orden de estos documentos sigue las letras del alfabeto y suele aplicarse a documentos relacionados con personas, empresas y lugares.
- Ordenación numérica: Este tipo de ordenación se aplica cuando los documentos tienen asociados un seguimiento con número correlativo.
- Ordenación por conceptos: No tan común en empresas, pero si un tipo de ordenación muy útil para la correspondencia.
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