¿Puedo tirar la documentación de mi empresa al contenedor de papel?
Una pregunta que se repite en muchas empresas es la de si puedo tirar la documentación de mi empresa al contenedor de papel.
La respuesta es no, la información confidencial en papel tiene que ser destruida confidencialmente y reciclada según dicta el nuevo RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
El RGPD, para garantizar la protección de los datos personales, exige al responsable del tratamiento que adopte las medidas de seguridad necesarias y que destruya esos datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la cual se recogieron.
Muchos informes revelan que casi la mitad de las empresas de nuestro país incumplen alguna medida de seguridad para la destrucción de información confidencial y se estima que más de la mitad de estos datos acaban en papeleras sin haber seguido el protocolo establecido.
Estos son los errores que no debes cometer al destruir la documentación de tu empresa
Tirar documentación a la basura
Queda terminalmente prohibido tirar cualquier tipo de documentación que contenga algún tipo de información confidencial a la basura o al contenedor de papel.
Debes saber que si tiras estos “papeles” a la basura estás dando pie a que cualquiera pueda acceder a ellos y, por lo tanto, ser conocedor de toda la información que contiene.
El papel es un elemento susceptible de ser reciclado por lo que, además de no destruir la documentación confidencial correctamente, estás dañando el medio ambiente.
Destruir únicamente los documentos protegidos por la LOPD
Un error muy típico, es el pensar que solo debemos destruir correctamente los documentos protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos. Está claro que destruirlos correctamente es muy importante, y sobre todo éstos, pero no debemos categorizarlos como únicos.
Desde Passer Moving división gestión documental remarcamos que todos los documentos que circulen en la empresa son importantes ya que contienen todo tipo de información que puede llegar a ser confidencial y que no se debe tener acceso por parte de personas ajenas a su empresa, ya que cualquiera podría llegar a hacer un uso indebido de los datos que contiene Ia documentación.
Por lo tanto, recae la misma importancia en eliminar correctamente los documentos protegidos por el RGPD como los documentos de uso cotidiano, ya que nunca sabemos qué puede pasar con la mala gestión de la información de éstos.
Visita nuestro post sobre nuestro servicio de gestión documental y descubre que es y para qué sirve.
Quemar los documentos
Una de las medidas erróneas que toman muchas empresas consiste en quemar estos documentos ya sea por miedo, por simple preocupación o por el desconocimiento de otras opciones a la hora de destruir correctamente la documentación de carácter confidencial.
Este método es muy dañino tanto para el medio ambiente, ya que la quema de papel libera diferentes elementos tóxicos que son perjudiciales, como para nuestra salud.
Te recordamos que además de limitar la información accesible de la empresa, la ley también obliga a seguir con algunos valores como el de dar un tratamiento medioambiental a los residuos de papel.
No disponer de certificados de destrucción y de tratamiento medioambiental
Siempre debes disponer de algún informe o certificado que acredite que dicha destrucción se está llevando a cabo de manera legal y segura, de no ser así existe el riesgo de sanciones de hasta el 4% del la facturación total anual y además también podría acarrear riesgos penales por revelación de secretos.
En Passer Moving contamos con servicios especializados en Gestión Documental y dentro de éstos ofrecemos, entre otros, la destrucción confidencial de cualquier tipo de documentación.
Este servicio lo podemos realizar adaptándonos por completo a tu empresa tanto de manera puntual como de manera programada y siempre con nivel de seguridad 3.
Además, al finalizar la destrucción te entregaremos un certificado de destrucción y reciclaje de acuerdo con la legislación vigente en materia de protección de datos y medioambiental.
Solicítanos presupuesto sin compromiso.
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